Over besturen in corona tijd is al veel gezegd en geschreven (zie ook het boek ‘Never waste a good crisis‘). Over toezichthouden* ten tijde van deze corona crisis is nog weinig geschreven en over de relatie tussen bestuur en toezicht nog minder.

Beter toezichthouden op gepaste, 1,5 meter afstand? Nu de raad van toezicht letterlijk op afstand staat in deze crisis en ook minder zichtbaar is in de organisatie is het de vraag wat dit doet met het werk van de toezichthouders en de toezichthouders zelf. Een kleine rondgang, die zeker niet representatief is, levert de volgende informatie op.

Over het werk

Iedere organisatie heeft zelf bepaald hoe en wanneer er overgegaan is tot digitaal vergaderen. Dit gebeurt door de voorzitter RvT in nauw overleg met de voorzitter RvB. En zo zal het ook in de afschaling gebeuren. Er wordt anders en frequenter overlegd en informatie verstrekt. Dat is ook niet verwonderlijk in tijden van een dergelijke crisis. Deze is immers voor iedereen van ons nieuw. Het anders overleggen gebeurt meer digitaal bijvoorbeeld via (meer) videobellen, Zoomen, Teams, Skypen, Webex enzovoort. Ook wordt er vaker via WhatsApp door het bestuur een tussentijdse update gegeven, speciaal voor de RvT opgesteld.

In tijden van crisis gaat ook de frequentie van informatie delen vanuit het bestuur omhoog: update crisisteam, tussentijdse nieuwsbrieven, vlogs en blogs, video’s etc., in een frequentie van eenmaal per week. Soms speciaal voor de toezichthouders opgesteld maar vaker voor alle personeelsleden bedoeld.

De toezichthouder zelf

De toezichthouders stellen zich meer ondersteunend op dan controlerend. Meer als werkgever dan criticaster. Willen meedenken in opschalen en afschalen. Hun input geven op de verschillende scenario’s tijdens en ook na de crisis. Zij sturen een bloemetje naar het crisisteam, sturen een kaartje naar bestuurders en ondersteuners en bellen wat vaker. Ze maken een blog, schrijven een vlog om de organisatie een hart onder de riem te steken en hun steun aan alle medewerkers  uit te spreken. Op deze manier ben je als raad van toezicht zichtbaar en helpend, uiteraard vanuit je eigen verantwoordelijkheid als toezichthouder.

Niet alle geplande overleggen worden in digitale vorm doorgezet; soms wordt bijvoorbeeld een overleg met een OR of CCR verzet naar een later moment waarop face to face overleg hopelijk wel mogelijk is. Maar als ‘later’ langer duurt worden daarin waarschijnlijk toch andere keuzes gemaakt. Zoals ook voor vele organisaties geldt, en dus ook voor een RvT is dat het digitale leren een versnelling doormaakt. Digitaal vergaderen als het enigszins kan en face to face als het moet. Digitaal overleggen over jaardocumenten en jaarrekeningen met de accountant heel goed mogelijk blijkt te zijn.

Conclusie

Deze kleine inventarisatie leert dat digitaal vergaderen efficiënter en effectiever verloopt. Als positief ervaren wordt als de relatie tussen toezichthouders onderling goed is. Goed gaat als ook de relatie tussen bestuur en toezicht goed is.

Tenslotte

Hoe ziet het toezichthouden er na de crisis uit? Welke goede zaken moeten we behouden en welke lering trekken we uit de zaken die minder goed zijn gegaan? Verder ben ik benieuwd hoe bestuurders hun RvT ervaren tijdens én na deze crisis. Immers het Takes two to tango! Tijd voor een vervolg inventarisatie vanuit de NVZD en NVTZ?

*Daar waar toezichthouder staat kan ook lid van de Raad van Commissarissen gelezen worden.