Onderstaand bericht is verschenen op: zorgvisie.nl

Intern toezicht houden was de afgelopen maanden anders dan anders. Christel Deckers zag het in alle sectoren als toezichthouder bij Reinaerde, de Raphaëlstichting, Marente en Máxima Medisch Centrum.

Digitaal toezicht houden tijdens de coronacrisis

Van medische zorg en ouderenzorg voor iedereen tot onderwijs, begeleiding, verpleging en verzorging voor mensen met verstandelijke of psychische problematiek. De organisaties waar Christel Deckers in de raad van toezicht zit, bieden samen het hele scala. Haar rol verschoof gedurende de crisis richting coach en sparringpartner, vertelt ze. Was dat in alle vier de organisaties hetzelfde? En lag dat alleen aan de situatie of ook aan andere factoren? ‘Hoe je het toezicht met de raad vorm geeft, hangt altijd af van meerdere factoren’, meent Deckers. ‘Hoe lang de leden van de rvt elkaar kennen. Hoeveel vertrouwen er is tussen rvt en rvb. En natuurlijk in welke situatie de organisatie zit.’

Steun

Nu waren alle zorgorganisaties in een uitzonderlijke situatie beland. Deckers: ‘Je vraagt dan niet “wanneer komen de maandcijfers” of “halen jullie je omzet wel”. We hebben als raad van toezicht bloemen gestuurd als blijk van steun aan bestuur en medewerkers. De raad had uiteraard geen toegang meer tot de locaties.’ Het contact met de bestuurders en het onderlinge contact tussen de leden van alle vier de raden van toezicht verliep digitaal en telefonisch. ‘Als de relatie goed is, kan digitaal toezicht lang goed gaan’, vindt zij. ‘Toch heb je het nodig elkaar in levenden lijve te zien om op te laden. Digitaal vergaderen met de cliënten- en verwantenraad ging veelal niet. Met de ondernemingsraden was het moeizaam door de grote groep. Je vervalt dan toch in informeren in plaats van overleggen.’ Toen onlangs de opening van een nieuwe locatie van Reinaerde toch – met gepaste maatregelen – werd gevierd in aanwezigheid van de rvt, waren de leden ‘als kinderen op een schoolreisje zo blij’. ‘Het is ongelooflijk belangrijk om uit eerste hand de reactie op het nieuwe verblijf te horen van medewerkers en cliënten. Voor het eerst weer op locatie samen zijn en zien dat het goed gaat met iedereen, was een enorme opluchting.’

Insteek

Een raad van toezicht heeft bepaalde verantwoordelijkheden, die zijn vastgelegd in de zeven principes van de Governancecode Zorg. ‘Dat is allemaal niet zo spannend’, vindt Deckers. De vraag is hoe je vorm en inhoud geeft aan die zeven principes en dat is maatwerk. Ze steekt het toezicht graag steeds weer net even anders in. Haar ervaring is dat in een open gesprek volgens de Socratische methode alle belangrijke punten wel aan de orde komen. ‘Wij beginnen bij Reinaerde het gesprek met een dilemma voor de rvb.’ En als voorzitter van een auditcommissie is zij geïnteresseerd in het verhaal achter de cijfers.  ‘Ik ga dus niet per kolom afwijkingen in de begroting doornemen en vragen “hoe komt dit?”. Bestuursvoorzitter Remco Bakker van de Raphaëlstichting zei eens heel terecht: “Als we altijd op de begroting zouden uitkomen, hoefden we geen begroting te maken”.’ Bij Reinaerde heeft ze voorgesteld bij elkaar in de commissies mee te kijken om van elkaar te leren. ‘Dat is een succes, dus misschien gaan we dat bij de andere raden ook wel zo doen. Maar als dat daar niet past, zouden we er bijvoorbeeld ook voor kunnen kiezen om themagewijs te vergaderen in plaats van in commissies’. Deckers is in mei vorig jaar begonnen bij de rvt van Marente, als vicevoorzitter. De crisis heeft haar vertrouwen in de raad van bestuur alleen maar vergroot. ‘Voorzitter Anneke Asberg heeft juist in coronatijd om een kwaliteitsaudit gevraagd. Een opsteker voor de medewerkers, die hun verhaal kwijt konden en extra aandacht kregen.’

Crisisorganisatie

Máxima MC is als ziekenhuis een verhaal apart. ‘Het is minder overspoeld met patiënten dan Bernhoven, maar ligt wel in de brandhaard. Er was een speciale crisisstructuur opgezet voor snelle besluitvorming. Dankzij tweewekelijkse filmpjes waarin je werd bijgepraat door de raad van bestuur, door de hoofden van de verschillende afdelingen en door medewerkers bleven we toch op de hoogte. De filmpjes waren voor alle medewerkers beschikbaar via intranet.’ De saamhorigheid was groot, hoorde Deckers. Een belangrijk signaal voor de rvt was dat de opvang van ic-medewerkers goed was geregeld; er was zelfs opvang voor de opvang.

Balans opmaken

‘We bleven bij alle organisaties als rvt goed aangehaakt’, constateert Deckers. Nu wordt overal de balans opgemaakt. ‘Lessons learned, hoe zitten we erbij, wat is nog haalbaar van de eerder gemaakte afspraken? De plannen worden opnieuw tegen het licht gehouden. Er zijn overal extra kosten gemaakt: voor schoonmaak, nood-ic’s, ontmoetingsplekken, personeel, alternatieve dagbesteding en vervoer. Er is inkomstenderving door leegstand in verpleeghuizen en gesloten lunchrooms en winkeltjes. Hoe ga je alles netjes afrekenen zonder extra administratieve ballast of accountantsverklaringen? De rvt kan de rvb ruggensteun bieden richting zorgverzekeraars en financiers over de vergoedingen nu en de afspraken voor volgend jaar.’