Als toezichthouder bij verschillende organisaties zag Christel Deckers de uitdagingen van de coronacrisis in alle sectoren. ‘Nu we in de zoveelste golf zitten, merken we dat de veerkracht van een organisatie afneemt.’

Ook het toezicht houden zelf is een uitdaging nu de corona-epidemie voortduurt. Als toezichthouder bij het Trimbos-instituut, Maxima Medisch Centrum, Marente, Raphaelstichting en Reinaerde, ondervindt Christel Deckers dat aan den lijve. Het Trimbos-instituut heeft een ondernemingsraad. Het Máxima Medisch Centrum heeft een ondernemingsraad en een cliëntenraad. VVT-instelling Marente heeft een ondernemingsraad en een cliëntenraad per locatie en een centrale raad. De Raphaëlstichting kent een breed palet aan zorgverlening met lokale en centrale raden, met OR, clienten- en verwantenraden. Reinaerde is een gehandicaptenorganisatie en kent dezelfde gremia als de Raphaelstichting.

ZOEKENDE

‘Bij de eerste golf dachten we nog dat digitaal vergaderen, en dus ook digitaal toezicht houden, een tijdelijke oplossing was en waren we zelfs opgelucht dat we niet meer zo vaak hoefden te reizen of in de file te staan. Maar nu digitaal vergaderen het nieuwe gewoon lijkt te worden, zijn we zoekende. Niet alleen wij als toezichthouders, maar ook de raden van bestuur en de andere gremia zoals ondernemingsraden en cliëntenraden’, zegt Christel Deckers. ‘Een raad van toezicht moet up-to-date zijn, transparant zijn in zijn doen en laten, trainingen en scholing volgen, zichzelf periodiek evalueren al dan niet met begeleiding van een externe partij. Het gaat om verantwoording afleggen over wat je doet, hoe je het doet en waarom je die dingen doet. Dit doen we nu allemaal digitaal.’

“TREK SAMEN OP VANUIT HET GEDEELD BELANG HET GOEDE TE DOEN VOOR CLIËNT EN MEDEWERKER.”

INFORMEEL CONTACT

‘Het eerste jaar van de crisis kregen wij als toezichthouders meer een coachende en ondersteunende rol. Wij wilden contact houden met de gremia, voor zover dat mogelijk was. Normaal heb je regelmatig informele contactmomenten, een benen-op-tafelsessie en twee keer per jaar een formeel overleg. Bij de benen-op-tafelsessie kijken we met elkaar naar de organisatie, wat zijn belangrijke onderwerpen? Wat zien jullie? Wat zien wij? Wat gaat goed en wat kan beter? Ook tref je elkaar op speciale dagen of tijdens een event op locatie.’ Sinds corona worden de gebruikelijke feestdagen en andere bijzondere gelegenheden uiteraard niet meer live gevierd. En ook de formele  bijeenkomsten vinden vooral digitaal plaats, via een Teams- of Zoommeeting, vertelt Deckers. ‘Dat is best lastig. Een OR is groot, hoe vergader je met dertien tot vijftien mensen digitaal? We hebben bij een organisatie een aantal informele momenten ingelast door zelf een-op-een te gaan bellen om zo de relatie in stand te houden, los van de formele momenten. Dat wordt goed gewaardeerd.’

GEWONE DINGEN

Deckers wil als toezichthouder weten hoe de gremia in deze tijd hun werk doen, en wat ze daarvoor nodig hebben van de rvt. Het liefst doet ze dat via persoonlijk contact, los van een formele setting.‘ Als lid van een rvt wil ik graag zien, horen en weten waar ik toezicht op houd. Dus vergaderen op locatie, cliënten en medewerkers spreken terwijl ze aan het werk zijn, is voor mij belangrijk. Het is jammer dat dit nu niet live kan, maar digitaal contact is ook contact.’ De gewone dingen moeten gewoon doorgaan, stelt Deckers vast. Ze noemt nieuwbouw- en verbouwplannen en inschalingsgesprekken.‘ Als het goed gaat met een organisatie, is digitaal contact prima. Maar toen we na de eerste coronagolf wat licht zagen aan het einde van de tunnel, wilden de bestuurders en raden weer meer live betrokken zijn en de “gewone” positie terug.’ Wat betekent betrokken en verantwoordelijk kunnen handelen vanuit onze formele positie als toezichthouder, was de vraag die zich toen opdrong.

INGEWIKKELDE THEMA’S

Corona vergt veel van een zorgorganisatie. Deckers: ‘Nu we in de zoveelste golf zitten, merken we dat de veerkracht van een organisatie afneemt, het verzuim toeneemt. Mensen zijn gespannen. Het is lastig om ingewikkelde relationele thema’s digitaal te bespreken als rvt- of rvb-lid.’ Dat gaat volgens Deckers eenvoudiger als je elkaar in de ogen kunt kijken. Juist dat is nu niet mogelijk.‘Zoek elkaar actief digitaal op’, adviseert Deckers.‘Ga voor de ontspanning in de relatie. Trek samen op vanuit het gedeeld belang het goede te doen voor de cliënten en de medewerkers van de organisatie. Ieder vanuit zijn of haar taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden.Vraag wat ze van je nodig hebben, laat zien dat je de relatie vooropstelt zodat eventuele irritaties en spanningen niet de overhand krijgen.’ Tot slot wil Deckers zorgorganisaties graag complimenteren met hun veerkracht tot nu toe. Natuurlijk de medewerkers, die dag en nacht bijna het onmogelijke verrichten.‘ Hulde ook aan de bestuurders voor hoe ze in 2021 de zorg voor de cliënten hebben weten te organiseren en sturing hebben gegeven aan hun organisatie; in het bijzonder aan bestuurders die gestart zijn in covid-tijd.’